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西班牙IE商学院教授:现在是重新审视企业电子邮件的时候了

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发表于 2020-7-31 06:48:03 | 显示全部楼层 | 阅读模式

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编者按:随着当今国际贸易飞速发展,商务信函作为传递商业信息的主要手段,发挥着重要的作用。专业的商务信函好比公司的形象大使,会给对方留下良好的第一印象,有助于打造成功的公司形象,加快业务拓展。本文编译自Enrique Dans在LinkedIn上发表的题为“It’s time to rethink the corporate email”的文章。

与协作环境相比,商务邮件往来劣势明显、效率低下,但依旧是十分常见的职场沟通工具。这类公司一般工作效率极低,犹如一台笨重迟缓的机器。员工也时常会想,如果每一封邮件都要回复,这一整天也不用干其它事儿了。邮件往来扼杀了工作效率,也决定了该公司与时俱进的能力。
单独考虑这一个“恶习”,问题好像并没有那么严重,但如果类似的“不良风气”泛滥成灾,形势便会急转直下。在许多公司里,滥用“抄送”,使邮件往来变成了一个“恶性循环”:越是位居高位的管理者,越容易将邮件抄送给更多的人。当电子邮件免责声明、一系列晦涩难懂的法律声明、保密协议和其它毫无价值的信息,全都自动附在邮件里,收件人便难以分清邮件内容的“轻重缓急”,事后也难以回想起一次重要谈话的内容。
“电子邮件免责声明”早已不再是什么新鲜事儿了,对于这个话题的讨论无数,普遍认为:是否具备法律效应,尚待商榷。实际上,在邮件底部附上“电子邮件免责声明”几乎没有任何作用,只是那些“没事找事”的法律顾问在“自导自演”罢了。它们除了占用空间,并无它用,并且会给收信人留下了一种“过时”的印象。问问你公司的法务,为什么每封邮件的底部都有“免责声明”,如果他们告诉你,这是必不可少的,赶紧把他们给炒了,另寻他人吧。你会省下一大笔时间。
在对外通讯时,另一个惯常的做法便是“no-reply”邮件。也许是出于邮件营销的目的,你给客户发送了邮件,但邮箱地址却是“no-reply”(提示收信者不必回复,回复了对方也不会接收,或者说也没人负责查看)。但如果收信人对邮件内容很感兴趣,或者想进一步咨询一下,他们上哪儿找你?一言以蔽之,这是应当杜绝的陋习。
邮件底部插入logo已经够糟了,添加一堆“社交链接”,每个链接还另附图片文件,更是令收件人苦不堪言。问题不在于所占的空间,附上图片文件,迫使收件人不得不接收一些毫无用处的信息,并且日后若想检索、定位特定信息时,会造成一定的困难。正确的做法是,在邮件底部,以文本的形式,附上寄信人的联系信息(电话、地址等),但不要有任何图片。
如果贵公司的市场部坚持认为,这个logo很“萌”,光是设计就花了不少钱,要求你一定要在各种场合上“秀”出来。告诉他们,拿出更好的点子,比如将这个logo纹在每位员工的额头上。
电子邮件已经成为了我们与人交流的主要手段。由于“习惯”使然,一些坏习惯久久难以根除:没有人质疑它们的实用性。在邮件往来时,我们要做到十分谨慎:不到万不得已,尽量不要使用;若要使用,一定要回避那些惹人厌烦、占用时间的内容。无论何时何地,三思而后行,永不为过。
原文链接:https://www.linkedin.com/pulse/its-time-rethink-corporate-email-enrique-dans
编译组出品。编辑:郝鹏程




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发表于 2020-7-31 07:14:39 来自手机  | 显示全部楼层
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前排顶,很好!短信
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报告!别开枪,我就是路过来看看的。。。邮件
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发表于 2020-8-4 12:01:23 | 显示全部楼层
LZ是天才,坚定完毕
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发表于 2020-8-6 09:31:46 | 显示全部楼层
支持楼主,用户楼主,楼主英明呀!!!网赚
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发表于 2020-8-7 07:02:20 | 显示全部楼层
好,很好,非常好!网络推广
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发表于 6 天前 | 显示全部楼层
传说中的沙发???哇卡卡引流
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我也来顶一下..程序
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