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良好的工作习惯2-关于发送电子邮件

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发表于 2020-12-27 10:48:08 | 显示全部楼层 | 阅读模式

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在上面的文章中,我们讨论了电子邮件标题的重要性以及如何写出好标题。
您可以参考下面的链接,查看我在电子邮件标题上分享的经验。
好的工作习惯1-电子邮件中的事情/N良好的工作习惯1-电子邮件中的事情/N良好的工作习惯1-电子邮件中的事情/N接下来,让我们谈谈我认为更重要的事情。
让我和大家分享一下我个人经历中所有答案的一些消极方面。
第一次是13年。我们有个同事和老板有冲突。公司及其公司终止了合同和合同。他的老板是个董事。这个人和我们关系很好,所以他走的时候,很多人还是对导演有点不满。
不下班后,他给大家发了一封告别信,寄给了许多不在BCC的人。我没有选择回复他的邮件,然后给他发了一条信息,告诉他我们不想离开他,希望他有一个更好的未来。几分钟后,我收到了另一位合伙人的完整回复邮件。这家伙在邮件中可以看作是一个真诚的表情,它的意思可能是这样的:你是一个非常好的人,我们有一个非常愉快的合作,如果你离开,我们将不会舒服。
当我收到他的电子邮件时,我打电话给他,告诉他他已经用了所有的答案,并很快撤回了。很多人认为这很糟糕。但我的同事说,这没关系。结果,被解雇的同事的老板(主管)几次耍皮鞋。

这是个活生生的案子。我的同事回答说每个人都犯了三个错误。我们来看看三个错误。1) 你不应该回答所有人。2) 即使你选择回答所有人,你也不应该说那些揭露真相的话,只需写一句礼貌的话。我们都知道他离开是因为和老板陷入僵局。说难看就是被炒鱿鱼。被解雇的过程非常复杂。既然你还在这家公司工作,你就要注意那些还在公司里的人的感情,尤其是那些职位比你高的人。3) 我及时告诉他了,但他没有撤回电子邮件。这三点一次又一次,这让他在将来遇到了麻烦。
以上面的Outlook截图为例,基本上所有的邮箱软件的答复和答复全部都是在一起的。不排除个别人有点错的可能,但是即使是点错了,也要自己把它纠正过来,其实当你不小心点了全部答复的时候你只要关闭掉,选择不保存,然后再选一遍答复就可以了,浪费不了你多少时间。但是有的时候我们还是会收到各种各样的全部答复的邮件
不第二种比较典型。这是14年前的一次项目会议。会后,项目主办方将会议发给了约20人。其中两人对会议记录的内容发生了争执。随后两人在邮件中反复争吵,他们可能有10多轮PK。我看到他们中没有人选择回应。然后我给他们发了一封邮件,告诉他们如果有争执,你只要打个电话或发邮件私下交流就行了。你每次都回答,所有这些都会影响到每个人。随后,他们两人打电话解决问题,马拉松邮件终于结束了所有答案。
我相信你在日常工作中一定会遇到类似的问题,所以在选择所有回复时一定要小心。除非它真的需要回复所有电子邮件,否则一对一回复的效果和影响会更好。
/cc/BCC代表什么?
CC中文名CC是carbon copy的缩写。它用来指代使用机械打字机和复写纸的时代。您可以一次打印出同一个文档,并一次打印出两个或多个副本,然后将它们分发给不同的人。在电子邮件时代,如果需要发送电子邮件给多人阅读,只需在“抄送”栏中填写相关人员的电子邮件地址即可。
另外,CC的意思是“我想让他明白这一点,但我对他没有直接责任”。通常情况下,另一方将是你的直接主管,或是你所汇报的人的直接主管,甚至是与此事没有直接关系的跨部门人员,但你想让我知道。
不BCC(blind carbon copy)是blind carbon copy的缩写。出于某种原因或考虑,你不想让收件人知道你把这封信寄给了另一个人。例如,你把一份商业合同的模板发给了多个供应商,但是你不想让他们互相认识,也不想写多封电子邮件,所以你用密件抄写了这些供应商,这样他们就不知道对方的存在了。
但值得一提的是,如果你给某人发了一封电子邮件,密件抄送会把它发给其他人。如果BCC的人愚蠢地回来了,其他人会被别人看到,这很尴尬。所以每个人都应该小心使用密件抄送。如果不起作用,请发送给所有人,并使用转发功能将您刚发送的电子邮件发送给需要密件抄送的人。效果其实是一样的,所以你也可以提醒你不要告诉别人他知道。

接下来,让我们看看CC和BCC的有用性。
在讲下面的两点之前我们先来聊聊邮件里边的几个常识To,CC和BCC。

Outlook为例TO收件人、CC抄送、BCC密送
To我们都知道,非常明显是给收信人。那么To的下面又有CC和BCC是什么意思呢?又有什么分别呢?
氮气。重要的电子邮件必须抄送给你自己。我已经向老板要求了几分钟的会议记录。当然,这是一个非常高的水平。然后发出去之后,我总是担心电子邮件没有被发送出去。更何况,问我也很尴尬,因为老板的水平太高了。在经历了一些令人不安的经历后,我学会了给自己发重要邮件的诀窍,这样我就能知道每个人是否都收到了。
有些朋友可能会说,你可以在你的电子邮件中设置它,以便在有人收到收据时向你发送收据。但这会导致你的邮箱里有很多无用的电子邮件
不在一些公司,当你把它寄给自己时,你会把它寄给你,但你不能收到它。这也是一个非常奇怪的环境。但至少我现在还没见过,我可以给自己发邮件
重要的电子邮件抄送给你自己的好处是让你知道别人是否收到它而不打扰别人。
第三。使用密件抄送。在一些实际情况下,让我们简单地分享一下密件抄送。
最好把每个人的辞职放在密件处理中心的第一位。这样,就可以防止一些人经常回复大家,做傻事。当你向n个人发送电子邮件时,他们都会看到你单独发送给他们的电子邮件。我不知道我还接待了谁。如果他想回复,即使他点击回复全部(回复全部),也只有你会收到。
第二:与第一种情况相似。当你想给很多人发邮件,但是你担心每个人都知道你已经把每个人都发送到了一个组中,你可以使用密件抄送。我曾经看到一个例子,我们在南汇的同事发了大量电子邮件,向每个人推销桃子。我也很佩服他的坚持,因为公司阻止集团发放许可证,所以他输入了每个人的名字。因为这件事,他后来得到了领导的批准。
不第三:一些商业性的东西。例如,如果你想向n个供应商发送相同的投标,你不希望他们知道其他方的存在,以防止他们串通投标,你也不想写n封电子邮件。此时可以使用密件抄送。
4。关于会议邀请的反馈我以前有一个供应商,每次我发送会议邀请或电子邮件时总是默认。所谓违约,就是我同意你说的,但我没有及时告诉你。据推测,当你向一个多人的会议发出邀请时,你也会遇到这种情况,即很多人不给你反馈,所以你不知道谁会参加,谁不会参加。
因此,当我收到一个会议邀请时,我通常会给发信人反馈、接受、放弃或等待。这样,收件人就可以清楚地知道谁会回来,谁不会回来。
有关会议邀请的反馈是对会议组织者的尊重。最后一个问题可以看作是情商问题。给领导发邮件时,最好先列出要点,尤其是长邮件
例如,当你把本月的财务报告发给总经理时,除了简单的附件外,还可以在正文中列出几个项目,如:销售额10亿元,销售额10亿元,净利润56.78亿元,净利润56.78亿元,现金流量。。。
现金流
这样,老板在查看邮件后就会知道里面的大致情况,特别是在他忙的时候,这样他就能一眼知道邮件是好是坏。如果是好的,他不会担心;如果不好,领导可能会召开临时紧急会议来解决这些问题。
简而言之,一封小电子邮件有很多需要注意的地方。以上纯属个人经历,我想鼓励你。
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5. 给领导发邮件或者回邮件的时候要把要点列在最上面




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